viernes, 31 de marzo de 2017

ACTIVIDAD VI: Diagramacion

ACTIVIDAD VI: Diagramacion

Los Flujogramas son de gran importancia para toda empresa y persona ya que brinda elementos de juicio idóneos para la representación de procedimientos y procesos, así como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones
Objetivo de los Flujogramas: El objetivo fundamental del flujograma es indicar el flujo de todo el trabajo de un departamento y de toda la empresa u organización, si se quiere elaborando uno para cada actividad y otro para cada persona, de manera que muestre las interrelaciones, procedimientos entre los diferentes departamentos, secciones y personas, considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier de métodos y sistemas, es importante que se elabore de forma secuencial y cronológica, ya que así se evita la inconsistencia al momento de transmitir el mensaje.



Tipos de Flujogramas:

Con el objeto de adaptarse a toda clase de necesidades y debido a su extenso uso, el Flujograma o Diagrama de Flujo está elaborado de diferentes maneras:


Según su forma:

         Formato Vertical: el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo.
         Formato Horizontal: el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.
         Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente.
         Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. 




Por su propósito:

         De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna descripción de las operaciones. Las formas pueden representarse por símbolos, por dibujos o fotografías reducidas o por palabras descriptivas. 
         De Labores: Estos diagramas abreviados sólo representan las operaciones que se efectúan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan.
         De Método: Son útiles para fines de adiestramiento y presentan además la manera de realizar cada operación de procedimiento, por la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. 
         Analítico: Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que analiza para qué sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento. 
         De Espacio: Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de él, señalando el espacio por el que se desplaza.
         Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de las clases anteriores.




Características:

Las características siguientes son las más importantes:

          Abstracción: denota las características esenciales de un objeto, donde se capturan sus comportamientos.

          Encapsulamiento: significa reunir todos los elementos que pueden considerarse pertenecientes a una misma entidad, al mismo nivel de abstracción. Esto permite aumentar la cohesión de los componentes del sistema. 
         Modularidad: se denomina modularidad a la propiedad que permite subdividir una aplicación en partes más pequeñas (llamadas módulos), cada una de las cuales debe ser tan independiente como sea posible de la aplicación en sí y de las restantes partes.
          Principio de ocultación: cada objeto está aislado del exterior, es un módulo natural, y cada tipo de objeto expone una interfaz a otros objetos que especifica cómo pueden interactuar con los objetos de la clase.
         Polimorfismo: comportamientos diferentes, asociados a objetos distintos, pueden compartir el mismo nombre; al llamarlos por ese nombre se utilizará el comportamiento correspondiente al objeto que se esté usando.
         Herencia: las clases no están aisladas, sino que se relacionan entre sí, formando una jerarquía de clasificación.

         Recolección de basura: la recolección de basura o garbage collector es la técnica por la cual el entorno de objetos se encarga de destruir automáticamente, y por tanto desvincular la memoria asociada, los objetos que hayan quedado sin ninguna referencia a ellos. 

ACTIVIDAD V: Simplificación del trabajo

ACTIVIDAD V: Simplificación del trabajo


         A nivel empresarial el concepto de la Simplificación del Trabajo, no es más que la labor que se realiza constantemente a través de la utilización de planes organizados, que sirven para la aplicación de mejores técnicas que faciliten la ejecución de las tareas.
         Desde un punto de vista administrativo, la Simplificación del Trabajo es cualquier método, artificio ó recurso que ayude a disminuir o reducir la cantidad de esfuerzo requerido para ejecutar una labor determinada y es concebida fundamentalmente como una tarea permanente con el objeto de minimizar las tareas ordinarias propias de toda organización.



Objetivos de la Simplificación del trabajo a nivel organizacional se encuentran los siguientes:
·         Reducir al mínimo el esfuerzo requerido para llevar a cabo una determinada tarea, ya sea mental o física.
·         Mejorar el funcionamiento organizacional, a través de métodos tales como la redistribución de funciones, la eliminación, reducción y combinación de fases de una actividad o labor y la nivelación o tabulación del trabajo.
·         Optimización y aprovechamiento de los recursos disponibles.

·         Reducción del número y el costo de las operaciones administrativas, mediante la disminución de trámites y la combinación, unión o eliminación de formas impresas.
·         Satisfacción del personal con su trabajo y mayor disposición del mismo al encomendarle una labor o tarea.
·         Mejora la supervisión, ya que se estimula la iniciativa personal del trabajador.
·         Renovación del interés del empleado por su trabajo, resultado de una comprensión más clara del objetivo de su tarea y de su relación con otros trabajos dentro de la oficina.




Técnicas para simplificar el trabajo:
La Simplificación del trabajo a pesar de ser una labor eminentemente de lógica y sentido común, también debe ser apoyada por técnicas administrativas que puedan ayudar a la comprensión y faciliten su aplicación.

Para lograr una aplicación más efectiva se han desarrollado muchas técnicas que facilitan la labor de análisis y estudios que se realizan para lograr la simplificación del trabajo, se aplican secuencialmente y a criterio del investigador, las cuales pueden ayudar a comprender o cuestionar cada uno de los aspectos evaluados, siendo las más conocidas y aceptadas las siguientes:
·         La medición del trabajo: Indica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que se está realizando
·         Cuadro de distribución del trabajo: Distribución del trabajo, de forma tal que sean utilizadas debidamente todas las facultades laborales y personales de los empleados
·         Estudios de tiempos y movimientos: Realiza estudios de tiempos y movimientos para cada uno de los procesos y sus actividades componentes, así como también para las funciones independientes que se realicen dentro del área.

·         Diagrama de procedimientos o procesos: Describe un listado en forma secuencial de las actividades que conforman el proceso en estudio y paralelamente utiliza cinco figuras distribuidas en columnas independientes

ACTIVIDAD IV: Normalizacion

ACTIVIDAD IV: Normalizacion

Es el proceso de elaboración, aplicación y mejora de las normas que se aplican a distintas actividades científicas, industriales o económicas con el fin de ordenarlas y mejorarlas.Según la ISO (Organización Internacional de Nacionalización) la Nacionalización es la actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento óptimo en un contexto dado, que puede ser tecnológico, político o económico.



Normas ISO 9000:

 Son una serie de normas internacionalmente aceptadas para la certificación de los sistemas de calidad de una empresa u organización. La serie ISO 9000 corresponde a las normas venezolanas COVENIN-ISO 9000. La certificación garantiza que una empresa u organización cuenta con un proceso de mejoramiento continuo para elevar los niveles de satisfacción de sus clientes.



Formularios:
Un formulario es un documento, físico o digital, que se diseña con el propósito de que una persona introduzca una serie de datos en él, ya sea personales, laborales, etc., en algunas zonas concretas del mismo. La finalidad principal del formulario es almacenarlo y guardarlo para que quede registrado.

Objetivos:
Los formularios representan un elemento que da agilidad en la búsqueda y la tramitación de todo tipo de documentación, supone un ahorro económico e incluso una fuente de beneficios si se cobra por este y, al mismo tiempo, supone, por ejemplo, desde el punto de vista de la administración, una uniformidad de criterio y de tramitación para todo el territorio. Para una empresa, la elaboración de formularios para todos sus departamentos, también suponen mayor rapidez tanto en su registro como en la tramitación del mismo.

Diseño de formularios:

El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.

Consideraciones para elaborar un formulario:

Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es:
          Realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo.
         Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.




         Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a maquina, evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas.
         Una vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si cumple su objetivo.


Manuales administrativos:

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.


Ventajas de contar con manuales administrativos:
         Logran y mantienen un plan de organización.
         Facilitan el estudio de los problemas de organización.
         Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.
         Evitan conflictos jurisdiccionales y de funciones.
         Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.



         Ayudan a hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.
         Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.
         Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
         Establecen los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecución de un trabajo determinado.
         Auxilian en las labores de auditoría administrativa.


Clasificación de los manuales administrativos:

La clasificación de los Manuales puede resumirse en:

         Generales: aquellos que contienen información de aplicación universal para todos los integrantes de la organización.
          Específicos: aquellos que su contenido está dirigido directamente hacía un área, proceso o función particular dentro de la misma.


Tipos de los manuales administrativos:

         Manual de organización: Es un manual que expone con detalle la estructura de la empresa, señala las áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos organizacionales.
         Manual de normas y procedimientos: Este Manual ayuda a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditoría administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia.



         Manual de puestos y funciones: Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.


Procedimientos generales para elaborar manuales administrativos:

 Para elaborarlos es necesario ejecutar ciertas etapas entre esas etapas están:





         El estudio preliminar: Es lo primero en realizar, ya que con esto podemos conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar.
         Posteriormente se realiza la recopilación de la información: Consiste obtener una descripción lo más detallada y exacta posible de cómo se desarrollan las operaciones que integran el procedimiento.
         Una vez concluida esta etapa se procede a registrar la información: Registramos los hechos aplicando un criterio de discriminación.
         La integración de la información: Consiste en el orden y sistematización de los datos a efecto de poder efectuar su análisis.
         La última etapa que es propiamente el análisis de la información: Es el estudio de cada uno de los elementos que integramos en la fase anterior, al finalizar esto, obtenemos el diagnóstico que refleja la realidad de la empresa.