ACTIVIDAD IV: Normalizacion

ACTIVIDAD IV: Normalizacion

Es el proceso de elaboración, aplicación y mejora de las normas que se aplican a distintas actividades científicas, industriales o económicas con el fin de ordenarlas y mejorarlas.Según la ISO (Organización Internacional de Nacionalización) la Nacionalización es la actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento óptimo en un contexto dado, que puede ser tecnológico, político o económico.

Normas ISO 9000:

 Son una serie de normas internacionalmente aceptadas para la certificación de los sistemas de calidad de una empresa u organización. La serie ISO 9000 corresponde a las normas venezolanas COVENIN-ISO 9000. La certificación garantiza que una empresa u organización cuenta con un proceso de mejoramiento continuo para elevar los niveles de satisfacción de sus clientes.

Formularios:

Un formulario es un documento, físico o digital, que se diseña con el propósito de que una persona introduzca una serie de datos en él, ya sea personales, laborales, etc., en algunas zonas concretas del mismo. La finalidad principal del formulario es almacenarlo y guardarlo para que quede registrado.

Objetivos:

Los formularios representan un elemento que da agilidad en la búsqueda y la tramitación de todo tipo de documentación, supone un ahorro económico e incluso una fuente de beneficios si se cobra por este y, al mismo tiempo, supone, por ejemplo, desde el punto de vista de la administración, una uniformidad de criterio y de tramitación para todo el territorio. Para una empresa, la elaboración de formularios para todos sus departamentos, también suponen mayor rapidez tanto en su registro como en la tramitación del mismo.

Diseño de formularios:

El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.

Consideraciones para elaborar un formulario:

Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es:

•          Realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo.

•         Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.

•         Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a maquina, evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas.

•         Una vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si cumple su objetivo.

Manuales administrativos:

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Ventajas de contar con manuales administrativos:

•         Logran y mantienen un plan de organización.

•         Facilitan el estudio de los problemas de organización.

•         Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.

•         Evitan conflictos jurisdiccionales y de funciones.

•         Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

•         Ayudan a hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.

•         Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.

•         Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.

•         Establecen los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecución de un trabajo determinado.

•         Auxilian en las labores de auditoría administrativa.

Clasificación de los manuales administrativos:

La clasificación de los Manuales puede resumirse en:

•         Generales: aquellos que contienen información de aplicación universal para todos los integrantes de la organización.

•          Específicos: aquellos que su contenido está dirigido directamente hacía un área, proceso o función particular dentro de la misma.

Tipos de los manuales administrativos:

•         Manual de organización: Es un manual que expone con detalle la estructura de la empresa, señala las áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos organizacionales.

•         Manual de normas y procedimientos: Este Manual ayuda a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditoría administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia.

•         Manual de puestos y funciones: Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.

Procedimientos generales para elaborar manuales administrativos:

 Para elaborarlos es necesario ejecutar ciertas etapas entre esas etapas están:

•         El estudio preliminar: Es lo primero en realizar, ya que con esto podemos conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar.

•         Posteriormente se realiza la recopilación de la información: Consiste obtener una descripción lo más detallada y exacta posible de cómo se desarrollan las operaciones que integran el procedimiento.

•         Una vez concluida esta etapa se procede a registrar la información: Registramos los hechos aplicando un criterio de discriminación.

•         La integración de la información: Consiste en el orden y sistematización de los datos a efecto de poder efectuar su análisis.

•         La última etapa que es propiamente el análisis de la información: Es el estudio de cada uno de los elementos que integramos en la fase anterior, al finalizar esto, obtenemos el diagnóstico que refleja la realidad de la empresa.